Operixチェックリストの使い方
候補業務ごとに、実際に作業する担当者と管理者が別々に回答し、認識差を確認します。評価対象は「経理業務」ではなく「取引先別CSVを月次報告書へ統合する」のように開始と完了を説明できる大きさにします。
点数は自動化可否の判定ではありません。低い項目は、標準化、データ整備、権限整理など実装前に必要な作業を示します。
優先順位を決める5つの観点
無料の業務自動化診断と同じ観点を使い、候補間の比較と追加確認に利用します。
| 観点 | 確認内容 |
|---|---|
| 反復性・処理量 | 頻度、繰り返し、処理量から自動化の規模を確認します。 |
| 時間・業務影響 | 削減できる時間とミスによる影響を見ます。 |
| 業務ルールの明確さ | 標準化された手順と例外の少なさを確認します。 |
| デジタル化の準備状況 | 入力情報が機械で扱える状態かを見ます。 |
| システム連携の可能性 | 手作業の転記を連携に置き換えられる可能性を示します。 |
観点1・2：反復性、処理量、時間、影響
月間件数だけでなく、繁忙期、1件当たり時間、待ち時間、差し戻しを分けます。短時間の作業でも多数の担当者が毎日行う場合は候補になります。
誤りの影響が大きい業務は、削減効果だけでなく承認、照合、監査ログ、復旧を重視します。高リスクだから自動化しないのではなく、人の確認をどこに残すかを判断します。
観点3・4：ルールとデータ
手順が明文化されていても、担当者が毎回判断する例外が多ければ、その部分を先に整理します。条件、参照情報、判断者、判断結果の記録方法を確認します。
紙、画像、自由記述、表記揺れ、欠損が多い場合は、入力改善やマスタ整備が先になることがあります。データ整備も改善効果として計画に含めます。
観点5：システム連携と運用制約
API、CSV、メール、画面操作のどれで連携できるかを確認します。画面操作だけに依存する自動化は、レイアウト変更やポップアップの影響を受けるため、監視と復旧を設計します。
利用規約、アクセス権、同時実行、ライセンス、保守時間、個人情報の扱いも候補選定に影響します。
候補業務への10の質問
複数候補に同じ質問を使い、回答の根拠となる件数、手順書、エラー記録、サンプルファイルを併記します。
- この業務はどのくらいの頻度で発生しますか？
- 毎回、同じような手順を繰り返していますか？
- この業務には、1か月あたりどのくらいの時間がかかっていますか？
- 判断や処理のルールは明確ですか？
- 業務で使用する情報はデジタル化されていますか？
- 処理するデータや案件の量はどの程度ですか？
- 入力ミスや処理漏れが発生すると、どの程度の影響がありますか？
- 複数のシステムやExcel、メール間で情報を転記していますか？
- 担当者が変わっても、同じ手順で実行できますか？
- 通常の手順では処理できない例外は、どのくらい発生しますか？
優先順位会議で決めること
上位候補について、対象範囲、責任者、評価期間、成功条件、停止条件、必要なデータ、概算費用の確認方法を合意します。実装方式はこの段階で一つに決めず、試作で比較できる余地を残します。
診断結果は投資効果や実装可能性を保証しません。個別のシステム仕様、例外、情報管理、運用責任、費用を確認して最終判断します。